El cliente NO tiene que cumplimentar ningún impreso. Los datos que se insertan en NIS se recogerán del documento que aporta el cliente o verbalmente.
Para realizar la admisión de un Burofax, en el menú de inicio de IRIS, dentro de la las opciones de admisión seleccionamos "Fax". Una vez que accedemos al frontal de admisión de Fax dentro del campo "Tipo" elegiremos en el desplegable el tipo de Burofax que el cliente desea contratar.
A continuación informamos el "Número de Paginas" que el cliente va a enviar. No se admitirán páginas en blanco para transmitirlas.
En la pestaña "Datos Destino", constara el país donde se envía el documento (por defecto viene ESP, España), el nombre y los apellidos del destinatario del documento, la dirección, el código postal y el teléfono/fax (opcional).
Si el Burofax se remite a un destino internacional se informa en "País Destino" las iniciales del mismo, en caso de desconocerlas pulsamos en la imagen de la lupa para su localización.
El Burofax solo puede dirigirse a un único destinatario, por lo que si el cliente quiere enviar un Burofax a varios destinatarios deberá confeccionar tantos Burofax como destinatarios haya, aunque la dirección sea la misma.
En la pestaña "Datos Origen", consta el país (por defecto aparece ESP, España), el nombre y los apellidos del remitente, la dirección, el código postal, y el teléfono/fax (opcional).
El remitente tiene la facultad de solicitar que sus datos sean ocultados al destinatario, de forma que no se transmitan a destino, pero quedan disponibles para la resolución de posibles incidencias en la oficina de admisión. Para ello activaremos la casilla ocultar datos del remitente.
Si un mismo remitente va a enviar varios burofax a diferentes destinatarios deberemos activar el check de Admisión múltiple, de esta forma quedan bloqueados los Datos de origen y evitaremos tener que cumplimentarlos nuevamente para cada envió. Cuando hayamos dado de alta el Ultimo burofax debemos pulsar en "Fin Adm. Múltiple'; de este modo en el resguardo de imposición para el cliente aparecerán agrupados todos los burofax junto al condicionado del servicio. En caso de dar de baja algún burofax de esa admisión múltiple se genera automáticamente un nuevo resguardo con la relación de los envíos correctos, en el que no figura el anulado. El primer resguardo debe ser destruido.
Si el cliente dispone de contrato, hay que activar la opción de pago diferido. Esta opción solo se activa en el Burofax Premium, donde hay que detallar el número de cliente y de contrato correspondiente. El importe de dichas admisiones, no subirá a bolsa.
En caso de festividad en la localidad de destino, IRIS presentara una ventana informando de esa contingencia. En este caso, si el cliente decide a pesar de todo enviar el burofax, se debe anotar en el reverso del mismo la indicación "Advertido del posible retraso” y recabar la firma del remitente bajo la anotación.
Es importante que se transcriban correctamente los datos que nos facilitan los clientes, para evitar tener que modificarlos. Si se han de modificar, siempre se hará el mismo día de admisión y antes de que el burofax haya sido transmitido. Los datos que se pueden modificar son los de remitente y destinatario, nunca los valores añadidos.
El cliente podrá solicitar los siguientes valores añadidos:
En el caso de envíos dirigidos a otros países solo se podrá emitir certificación de imposición o Copia Certificada, de burofax impuestos en nuestras oficinas. Es por ello que la certificación ha de solicitarse en el momento de la imposición, ya que la oficina no guardara documentos, y de los burofax Internacionales no se guarda copia en e-documento. En este sentido, es necesario informar al cliente que para que la certificación tenga validez en el país de destino deberá ir al consulado de dicho país en España y pedir que le visen la certificación expedida por nuestra oficina.
Una vez solicitada en IRIS la certificación, siguiendo el proceso establecido en el manual de "Alta de Certificaciones”, deberemos proceder a su emisión.
Para emitir una certificación deberemos localizarla en IRIS desde: Gestión> Tramitación de certificaciones> Estado> Pendiente> Buscar. A continuación se selecciona la certificación a generar y se cliquea en Emisión de Certificación; aparecerá un número en el campo "Cert. Mercurio" que comienza por "A...".
A partir de aquí, accedemos al sistema Mercurio siguiendo la siguiente ruta: Conecta> Aplicaciones> Mercurio> Certificación> Gestión de Certificaciones> Tipo de certificación "Certificación de Contenido"> Buscar. Aparecerán las certificaciones de contenido que aún no se hayan impreso. Se cliquea en el icono de la impresora y se genera un documento, en formato PDF, con la certificación solicitada. Solo queda imprimirla y entregarla a cliente.
Está firmada digitalmente, por lo que el director NO tendrá que firmarla. Se imprime la caratula firmada y los documentos enviados que se archivaron en e-documento.
Queda excluida de este servicio la petición de aclaración sobre la entrega de un Burofax, para este servicio se utilizará la solicitud de Certificación de Entrega.
Una vez hemos introducido los datos en el sistema, se leen al cliente los datos grabados, antes de aceptar la grabación en IRIS, para corregir los posibles errores que hubiéramos podido cometer.
Tras verificar que todo es correcto, se pulsa "aceptar", y el sistema da de alta el burofax, subiendo el importe a bolsa, generando una caratula con una numeración NBXXXX con todos los datos informados. Esta caratula acompañará siempre a los documentos a transmitir. En ella figura también la fecha, hora de admisión, tipo de envío, valores añadidos y oficina de admisión.
En la caratula figura el número de teléfono (RICO: 26666) al que hay que enviar el Burofax. Junto a la caratula, el sistema imprime otra hoja con el resguardo y el condicionado, que se ha de entregar al cliente.
Una vez generada la caratula del burofax, se la presentaremos al cliente, para que firme en el espacio reservado para ello, aceptando la transmisión de los documentos aportados.
Cuando el número de burofax a enviar es elevado y el cliente no va a permanecer en la oficina hasta que se termine la admisión de dichos envíos, debe aportar una relación donde figure detallado:
1. Nombre y dirección del remitente.
2. Nombre y dirección completa de los destinatarios.
3. Número de páginas de que consta cada Burofax.
Esta relación tiene que estar firmada por el remitente y, en caso de ser persona jurídica, además deberá aparecer el sello de la empresa o entidad. La relación acompañará a los Burofax una vez admitidos y transmitidos como prueba del conforme con los datos de dichos envíos.
En caso de que los documentos a transmitir se presenten en un estado que haga prever que no llegarán correctamente a destino, se hará constar dicha circunstancia en la cubierta del impreso, con indicación de que se hará la transmisión a riesgo del expedidor.
Si los datos impresos en la caratula del envío contienen algún error que impida el correcto encaminamiento a destino y el burofax aún no ha sido transmitido, podemos modificar los datos de remitente y destinatario, imprimiéndose de nuevo otra caratula y resguardo. Una vez reimpresa se ha de destruir la primera para evitar errores.
Una vez realizada la admisión, generada la caratula y el reguardo con el condicionado, se procede al cobro del importe correspondiente, tanto si el cliente ha realizado un envío como si ha realizado varios.
Seguidamente se procede al envío al número de teléfono del servidor (siempre es el 26666 o 91.418.84.28). Esta transmisión debe ser inmediata. Cuando se realiza la transmisión del burofax y esta es correcta, el repositorio encamina automáticamente el burofax a la unidad de reparto correspondiente, para su entrega en el domicilio del destinatario, o a la oficina cuando la entrega es en Lista o Apartados.
Para la transmisión del Fax se procede de igual manera, solo que se marcara siempre el número de fax facilitado por el cliente, que también figura en la caratula generada por el sistema. Esta transmisión debe ser inmediata, antes de entregar el recibo al cliente.
Si en el proceso de transmisión de un fax no se consigue conectar con el terminal de destino se actuara de la siguiente manera, según el tipo de incidencia:
Cuando se han transmitido tanto el fax como el burofax, el equipo fax emite un informe de transmisión, donde se indican el número de páginas transmitidas y el resultado de la transmisión. Si esta no es correcta u ofrece alguna duda, se repetirá hasta que el resultado sea el esperado.
Una vez transmitidos los Fax/Burofax, recibido el ok y realizadas las copias certificadas, cuando procedan, la documentación enviada se conservara durante una semana natural con el fin de poder resolver incidencias que puedan haber surgido en la transmisión, custodiándose en el mueble archivador de la Oficina. Transcurrido este plazo, se ha de proceder a la destrucción de forma segura de las caratulas y la documentación de dichos envíos.
Como excepción, se mantendrá una copia en la Oficina de la caratula y de los documentos transmitidos de todos los burofax que no hayan podido ser transmitidos por fax y se postalicen.
Estos documentos se han de archivar en el mueble archivador, siempre separados de los burofax que si se han podido transmitir por fax y que, como se ha dicho, en una semana se han de enviar para su destrucción segura.